Polityka prywatności — stampkin

1. Zakres i role (ważne)

1. Jeśli jesteś użytkownikiem panelu (Usługobiorcą) — przetwarzamy Twoje dane jako administrator (np. dane konta, kontakt, rozliczenia).
2. Jeśli jesteś klientem końcowym programu lojalnościowego (karta w Wallet) — co do zasady administratorem Twoich danych jest firma, która wydała Ci kartę, a stampkin działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na jej zlecenie.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: e-mail, identyfikator użytkownika, role/uprawnienia, logowania.
• Dane rozliczeniowe: nazwa firmy, NIP, adres, e-mail do faktur.
• Dane techniczne: logi bezpieczeństwa, adres IP, user-agent, znaczniki czasu.
• Dane programu lojalnościowego: identyfikator karty, postęp pieczątek, zdarzenia użycia karty (np. nabicie pieczątki) oraz opcjonalny numer telefonu przypisany do konkretnej karty.
• Dane audytowe operacji na numerze telefonu: czas i rodzaj operacji, identyfikator karty i firmy, adres IP, user-agent, źródło operacji oraz zamaskowana lub zabezpieczona skrótem HMAC postać zmiany. Pełny historyczny numer nie jest zapisywany w zwykłym rejestrze audytowym.

3. Cele i podstawy prawne

• Odnalezienie karty po numerze telefonu — numer jest podawany dobrowolnie i służy wyłącznie pracownikowi firmy, która wydała kartę, do odnalezienia właściwej karty, gdy klient nie ma jej przy sobie. Funkcja nie obejmuje wiadomości marketingowych ani SMS.
• Świadczenie usług i utrzymanie konta — wykonanie umowy.
• Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom (logi, audyt) — uzasadniony interes administratora.
• Rozliczenia i dokumentacja księgowa — obowiązek prawny.
• Kontakt wsparcia — uzasadniony interes lub działania na żądanie.

4. Prezentacja firmy w katalogu lub sekcji partnerów

1. Za dobrowolną zgodą właściciela firmy dane firmy, a w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej także dane osoby prowadzącej działalność, mogą być przetwarzane w celu prezentacji firmy jako korzystającej ze Stampkin.
2. Zakres prezentacji może obejmować nazwę firmy, logo, stronę internetową, miejscowość, branżę, opis firmy oraz informacje o programie lojalnościowym.
3. Zgoda jest dobrowolna, nie warunkuje założenia konta ani korzystania z Serwisu i może zostać wycofana w dowolnym momencie w sekcji „Prezentacja firmy na Stampkin.pl” w ustawieniach konta firmy.
4. Po uruchomieniu publicznej funkcji katalogu opublikowane informacje będą dostępne publicznie i mogą być indeksowane oraz przechowywane w pamięci podręcznej przez wyszukiwarki internetowe.
5. Dane przeznaczone do prezentacji są przetwarzane do wycofania zgody, wyłączenia publikacji albo zakończenia celu. Informacje o udzieleniu i wycofaniu zgody, w tym daty i wersja treści, mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania zgodności działań, obrony przed roszczeniami i realizacji obowiązków prawnych.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane dostawcom usług IT (hosting, poczta, narzędzia techniczne) wyłącznie w zakresie koniecznym. Administrator ma obowiązek wskazać odbiorców danych w swojej informacji o przetwarzaniu.

6. Powierzenie przetwarzania (B2B)

Jeśli Usługobiorca przetwarza dane klientów końcowych w Serwisie, to co do zasady zawierane jest powierzenie przetwarzania. Stampkin jako dostawca systemu przetwarza dane klientów końcowych na udokumentowane polecenie firmy będącej administratorem, zgodnie z obowiązującymi ustaleniami dotyczącymi powierzenia przetwarzania.

7. Okres przechowywania

• Opcjonalny numer telefonu przypisany do karty — do czasu usunięcia go przez obsługę firmy, usunięcia karty albo zakończenia okresu przechowywania ustalonego przez firmę będącą administratorem danych. Konkretny okres retencji powinien zostać określony przez tę firmę odpowiednio do celu programu.
• Zabezpieczone dane audytowe operacji na numerze — przez okres uzasadniony bezpieczeństwem, wykazaniem prawidłowości operacji i obroną przed roszczeniami, zgodnie z retencją ustaloną przez administratora.
• Dane konta — przez czas trwania umowy oraz okres niezbędny do dochodzenia roszczeń.
• Dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami księgowymi/podatkowymi.
• Logi bezpieczeństwa — przez okres uzasadniony celami bezpieczeństwa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu, przenoszenia danych (jeśli dotyczy), oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Jeśli jesteś klientem końcowym programu lojalnościowego — w pierwszej kolejności skontaktuj się z firmą, która wydała Ci kartę (to ona jest administratorem danych).

Podanie numeru telefonu na karcie jest dobrowolne. Numer można zmienić albo usunąć, zwracając się do obsługi firmy, która wydała kartę.

9. Cookies i analityka

• Serwis może używać cookies niezbędnych do działania (sesja, bezpieczeństwo).
• Jeśli uruchomimy analitykę/marketing — pojawi się baner zgód i możliwość zarządzania preferencjami.

10. Kontakt

We wszystkich sprawach dot. prywatności: kontakt@stampkin.pl.

11. Zmiany dokumentu

Polityka może ulec zmianie (np. rozwój funkcji, zmiana dostawców). Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie.